Los 5 puntos fundamentales de los contratos outsourcing

El servicio de outsourcing a contratar será tan importante como los aspectos legales del acuerdo que se realiza con la empresa que prestará los servicios. El contrato de outsourcing es, básicamente, un contrato de prestación de servicios entre empresas a través del cual se regula la subcontratación o la externalización de los procesos de negocio que la organización que contrata no puede afrontar, ya sea por la ausencia de un departamento específico para llevar a cabo esa tarea, o bien porque la ejecución de esta en la misma manera pero de forma interna conllevaría una inversión muy elevada.

Este contrato deberá establecer las responsabilidades de las dos partes, usando una adecuada terminología y una estructura entendible. Asimismo deberá dejarse constancia de asuntos como el personal que va a participar en los servicios, los plazos o términos de pago y las condiciones del traspaso de funciones al final del servicio.

Hay 5 puntos fundamentales que deben estar reflejados en los contratos de outsourcing.

  1.  Condiciones del acuerdo de externalización de servicios.

El contrato de outsourcing tiene que definir cuestiones como la clase de servicios que se prestarán y el período de duración de estos. También deberá comprender aspectos como las condiciones de gestión, cesión y recuperación de servicios, la propiedad intelectual o términos previstos para la resolución del contrato y las penalizaciones si se incumpliera el mismo.

  1. Nivel y profundidad del servicio de outsourcing:

El acuerdo de subcontratación de servicios debe indicar el ámbito que afectará al servicio: operación, desarrollo, mantenimiento… etc. Y los procesos que se usaran para llevarse a cabo. Será un aspecto crucial de los contratos de outsourcing y debe poder medirse fácilmente. Por esto, es recomendable la ejecución conjunta de un estudio previo de viabilidad que muestre pormenorizadamente cada uno de los acuerdos concretos que se suscribirán.

  1. Equipo y activos utilizados en la prestación del servicio:

El contrato estipulará quienes formarán el equipo, cuántos integrantes pertenecerán a la empresa que contrata y cuántos a la empresa de outsourcing.

Aparte de los recursos humanos, el acuerdo deberá definir qué recursos tangibles e intangibles (financieros, tecnológicos, físicos… etc.) propiedad de la empresa contratante se verán traspasados a la empresa de outsourcing, así como si se recuperarán al finalizarse el contrato.

  1. Condiciones de cargos y pagos del servicio:

El plan de pagos deberá estipular la forma en que se pagarán los servicios contratados (precio variable, fijo o mixto) así como los plazos en que se llevarán a cabo dichos pagos (mensual, periódico, por consecución de objetivos, etc.).

También será necesario definir cuestiones como el cálculo de los cargos por los servicios, cargos que se incluirán y excluirán, la aplicación de descuentos por incumplimientos de plazos en la entrega de los trabajos contratados o el cálculo de los cargos o el cargo de gastos por separado. Es oportuno también incluir otros términos como la posibilidad de que con el tiempo se disminuyan los cargos o la frecuencia con que se deberá revisar el contrato.

  1. Condiciones de salidas programadas y rescisión del contrato.

Para finalizar, el último de los puntos elementales que el acuerdo de outsourcing deberá prever serán los procedimientos y mecanismos de rescisión y salida del mismo, asegurando el traspaso de activos y del servicio a la terminación del mismo. El contrato deberá incluir también los plazos para la rescisión o no renovación de los servicios (seis meses, uno o dos años de la firma del contrato… etc.), los plazos en que se realizarán los preavisos de resolución así como de las compensaciones o penalizaciones económicas en cada uno de los casos que puedan sucederse.